E-Mail als untaugliches Mittel für die Zusammenarbeit
20. Mai 2005 von Wolfgang SommergutEine Arbeitsgruppe möchte einen Namen für ein Projekt finden. Ein Mitglied initiert die Diskussion per E-Mail und nach einem halben Tag sieht die Inbox aller Teilnehmer so aus wie auf dem Screenshot. Die ersten Antworten auf die ursprüngliche Mail beinhalten normalerweise nur eigene Vorschläge, und je länger die Konversation dauert, um so mehr reagieren die Mails auf einzelne der vorgebrachten Ideen. Mit der Zeit verteilen sich die Vorschläge auf zahlreiche Mails und die Debatten zerfasern in nicht nachvollziebare Stränge.
Irgendwann muss dann jemand alle Mails durchkämmen, sämtliche Vorschläge per Copy & Paste in ein Dokument übertragen und dieses in die Diskussion einbringen – wobei noch weiterhin Reaktionen auf den ursprünglichen Aufruf eintreffen können und ebenfalls berücksichtigt werden müssen. Mit steigender Zahl der Teilnehmer wird E-Mail als Tool zur gemeinsamen Bewältigung von Aufgaben immer weniger brauchbar. Die verschärfte Variante, die durchaus gebräuchlich ist, enthält längere Word- oder Powerpoint-Anhänge zur gemeinsamen Überarbeitung. Das anschließende Versionschaos ist dann programmiert.
Für die beschriebene Aufgabe würde sich m.E. ein Forum schon wesentlich besser eignen, auch wenn dort ebenfalls alle Vorschläge irgendwann zusammengefasst werden müssen. Aber die Debatten zu den einzelnen Ideen wären klar als seperate Threads erkennbar und man könnte sich leicht einen Eindruck davon verschaffen, welcher Vorschlag Chancen hat, angenommen zu werden. Für geographisch verteilte Teams, die eine demokratische Entscheidung treffen können, wäre abschließend eine Online-Abstimmung („Poll“) das Mittel der Wahl, um zu einem Ergebnis zu kommen.
Kategorie: Messaging und Collaboration 5 Kommentare »
Ja, solche Effekte kenne ich aus dem täglichen Leben auch. Ein Forum hat allerdings in der Regel den Nachteil, dass man die Beiträge erst nach Klick auf den Titel lesen kann – mühselig. Und die meisten Forenbenutzer sehen sich leider außerstande, ihrem Beitrag einen vernünftigen Betreff zu geben, was dann in endlose „Re:Re:Re:“-Orgien mündet. Zudem ist die Reihenfolge in einem Forum vergleichsweise starr.
Mein Vorschlag wäre hier ganz klar ein Wiki. Dann hat man eine Seite, die jeder editieren kann. Man könnte im obigen Beispiel jedem Namensvorschlag einen eigenen Abschnitt mit Überschrift geben, darunter stehen die Kommentare der Mitarbeiter und die lassen sich mit einfach Mitteln wie dem Listen-Element auch logisch zuordnen. Wird eine neue Sortierung notwendig, weil sich ein neuer Schwerpunkt in der Diskussion ergibt, ist auch das kein Problem und ein neuer Abschnitt wird eingerichtet – oder gleich eine neue Seite.
Natürlich erfordert auch das Übung, aber nach meiner Meinung kann man die Inhalte einer solchen Seite dann sehr viel besser und schneller erfassen als in einem Forum und erst recht im Vergleich zur Maildiskussion…
Gute Idee. Allerdings haben Wikis keinen Schutz gegen gleichzeitige Änderungen.
Wikis eigenen sich bestimmt sehr gut, um eine Liste an Ideen zusammenzustellen (besser als Foren). Wenn man aber die einzelnen Vorschläge in einer größeren Gruppe ausführlich diskutieren will, dann sind sie dafür kaum brauchbar. Da empfiehlt sich m.E. wieder eher ein Forum.
Die Diskussion finde ich ein wenig akademisch (als derjenige, der sie per E-mail initiiert hat in diesem konkreten Fall;-). Schlicht deswegen, weil es bei uns – und sicher nicht nur da – an geeigneten Alternativen mangelt sowie der Zeit, diese ggf. zu verwenden. E-mail ist bei uns noch immer die einfachste Möglichkeit für eine derartige „Blitzumfrage“ – bei allen Unzuänglichkeiten, die Wolfgang zu Recht moniert.
Ich habe inzwischen mehrfach für die Projektverfolgung und Diskussion in einem verteilten Team Weblogs eingesetzt. Mit geschütztem Zugriff für die beteiligten Parteien. Das hat meist hervorragend geklappt, wenn nicht durch E-Mails von Projektpartnern das ganze wieder durcheinander geworfen worden ist ;-) Verlangt also auch ein wenig Disziplin am Anfang.
Aber grundsätzlich funktionieren Weblogs dafür prima. Alles ist an einer Stelle – wie beim Forum auch. Die beteiligten Parteien können posten und kommentieren.
Wenn man sich die zweckentsprechende Wiki-Software raussucht, geht das aber auch mit einem Wiki zu machen. Als Updater für die Beteiligten eignen sich dann RSS-Feeds und die entsprechenden Reader.
PING:
TITLE: Google läßt Hierarchien aussterben
BLOG NAME: RSS BLOGGER
Ist schon ein paar Tage her, dass ich einen Disney Comic mit Donald Duck gesehen habe, der weil er wieder mal völlig konfus war, in seinem Hinterstübchen aufgeräumt hat. Schön anschaulich, wie das in Comics so einfach möglich ist. Donald hat er sich ei…