Wolfgang Sommergut

Michael Sampson benennt ortsunabhängiges Arbeiten als eine der Säulen für die Kooperation in virtuellen Teams. Das ist im Prinzip keine neue Einsicht, dennoch lässt sie sich in der Realität oft nicht umsetzen. Manager denken nämlich häufig wie Immobilienmakler und messen dem Standort (location) die größte Bedeutung bei. Das äußert sich dann in wohlbekannten Symptomen.

Sampson nennt ein paar davon:

• Dokumente liegen auf File-Servern, die von außerhalb der Firewall nicht zugänglich sind,
• Mitarbeiter sind an ihren Schreibtisch gefesselt, weil sie einen Desktop-PC statt eines Notebooks erhalten,
• Mitarbeiter müssen physisch im Büro präsent sein, um zu sehen, wer von ihrem Team verfügbar bzw. anwesend ist.

Die Konstellation wirkt sich negativ auf die Produktivität aus. Wer nicht physisch anwesend ist, kann nicht viel zu einem Projekt beitragen. Das gilt etwa für externe Berater oder Mitarbeiter in Partnerfirmen. Wer sich auf Dienstreise befindet, ist aus der Kooperation ausgeschlossen und kann seine Vorschläge und sein Wissen nicht einbringen. Zudem geht mit der räumlichen Fixierung auch eine zeitliche einher, wer also außerhalb der Bürostunden ein Idee hat, muss warten, bis er wieder in die Firma kommt, um sie zu artikulieren.

Wie die ideale Situation aussehen könnte, lässt sich aus den Nachteilen einer veralteten und unproduktiven Arbeitsweise ableiten. Sie bietet Teams Zugriff auf Anwendungen und Daten über verschiedene Geräte und Netzwerke. Presence Awareness zeigt in verschiedenen Kontexten an, wer verfügbar ist. Wer ohne Notebook unterwegs ist, erhält sicheren Zugriff auf Firmendaten über den Browser. Außerdem können Synchronisierungstechnologien die Teamarbeit erleichtern, indem sie etwa Außendienstlern den Abgleich mit Gruppenkalendern erlauben.

Die Werkzeuge für ein solches Arbeiten sind wohl bekannt und weit verbreitet. Sampson zählt dazu Notebooks, Groupware wie Lotus Notes, Wikis oder P2P-Software wie Groove. Sie sind sogar in vielen Firmen vorhanden, die ihre Mitarbeiter zu herkömmlicher Büroarbeit nötigen. Woran liegt es dann, dass diese Tools ihre Wirkung nicht entfalten können? Meine Erfahrung: ein stark ausgeprägtes Kontrollbedürfnis von Vorgesetzten, zu wenig Kenntnisse der Mitarbeiter im Umgang mit solchen Arbeitsmitteln (man beobachte, wie wenige Benutzer von Groupware ihren Kalender richtig einsetzen) oder schlicht die mangelnde Bereitschaft, eingeschliffene Abläufe zu verändern.