E-Mail-Management von gestern
6. Juni 2005 von Wolfgang SommergutDer Hotmail-Mitgliederservice empfiehlt:
Durch die Verwendung von Ordnern können Sie eine gewünschte E-Mail noch schneller finden. Erstellen Sie einfach neue Ordner, und weisen Sie entsprechende Namen zu (z. B. nach Kategorie oder Wichtigkeit). Sie können anschließend Ihre E-Mails problemlos und übersichtlich in den Ordnern verwalten.
Den Tipp habe ich als Mail erhalten, vermutlich weil ich noch keine Ordnerstruktur eingerichtet habe. Hotmail wirkt in vielerlei Hinsicht altbacken, aber das wird sich so schnell wohl nicht ändern lassen. Werben würde ich für diese Features allerdings nicht mehr. Die Kombination aus Verschlagwortung und Volltextsuche ist einfach besser.
Kategorie: Messaging und Collaboration 5 Kommentare »
wenn Du 10 parallele Projekte verantwortest, wirst Du ganz sicher nicht die 100 täglichen PM-Mails separat verschlagworten und all das auch noch mit Volltextsuche später durchwühlen. Du machst Dir einen Filter als kleine Hilfe, der wenn möglich nach bestimmten Regeln die Mails in einen der separaten Projektfolder 1 – 10 verschiebst, um in Ruhe die Mails zu scannen. Oder wenn Du schnell etwas brauchst, einen Platz aufsuchen, wo Du zum Projekt 4 alle Mails findest. Immer alle Mails zu Verschlagworten kostet unnötig Zeit und man verschreibt sich auch gerne mal. So dolle sind die Vorteile von dem hochgelobten Tagging und Volltextsuche nun auch wieder nicht, daß man ganz auf Folder verzichten kann.
da stimme ich robert vollkommen zu.
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thomas woelfer
Filter sind nun wirklich kein Feature das Ordner-Strukturen Vorbehalten ist. Ob ich einen Filter setze der in einen bestimmen Ordner verschiebt oder der ein oder mehrere Schlüsselwörter setzt, da gibt es keinen unterschied. Der unterschied existiert dann aber in der Nutzung, weil ich mit Filter mehrere Zuweisungen erreichen kann, also in mehr als einem ‚Ordner‘ zugriff habe.
Das einzig bedauerliche an der Sache ist das GMail bisher nur 20 Filter erlaubt.
Ich selbst bin von der Einordnung der Mails durch automatische Filter wieder abgekommen, nachdem ich festgestellt habe, dass die dann in den einzelnen Ordnern rumgammeln und nie gelesen werden. Da schau ich mir die lieber kurz im Posteingang an und schiebe sie von dort manuell in den Ordner. Oder tagge sie, jenachdem.
Aber dieses völlig ausufernde Tagging, wie man es inzwischen oft sieht, ist m.E. kontraproduktiv. Da erwischt man sich hinterher bei der Überlegung, welche Tags man denn jetzt damals vergeben haben könnte. Da hilft nur, sich selbst auf eine geringe Anzahl von Ordnern/Tags mit strikt eingehaltenen Bezeichnungen einzuschränken.
Man soll sich von der Ordnermetapher nicht täuschen lassen, im Prinzip ist das Einsortieren in einen Folder auch nichts anderes als das Zuordnen eines Metadatums. Physisch wird ja keine Information in einen Umschlag gepackt. Der wesentliche Unterschied zwischen beiden Verfahren besteht darin, dass ich einer Mail mehrere Tags zuordnen kann (wie Daniel aka Chaoswind schon angemerkt hat). Außerdem sind diese beschreibende Informationen nicht hierarchisch aufgebaut.
@Robert: Gerade wenn man mehrere Projekte per E-Mail verwalten soll, dann scheint mir das Tagging besser geeignet als Ordnerstrukturen. Da lassen sich Mails einerseits dem Projekt A oder B eindeutig zuordnen, andererseits sind zusätzliche Sichten auf die Daten möglich, etwa auch quer zu den Projekten. Und das Verschlagworten funktioniert ja auf der Bedienerseite auch nicht viel anders als das Verschieben in Ordner, man muss ja nur die vorhandenen Tags auswählen.
@Oliver: Das Problem, dass man irgendwann mit den eigenen Sortierkriterien nicht mehr zufrieden ist, habe ich bei Ordner viel eher. Da stelle ich dann fest, dass Mails nicht dort sind, wo ich sie erwartet habe. Aber sie passen auch dorthin, wo sie abgelegt sind, weil das ganze System nicht eindeutig ist – und in mehrere Ordner gleichzeitig einzusortieren geht nicht.