Wolfgang Sommergut

Die Hälfte aller Meetings sei unproduktiv oder sogar überflüssig, so das Ergebnis einer Umfrage im Auftrag von Netviewer und Mindjet. Da kann man natürlich einwenden, die Untersuchung sei von Interessen geleitet, denn die beiden Firmen bieten Tools an, die Vor-Ort-Besprechungen durch Online-Konferenzen ersetzen können. Trotzdem würde ich nach meiner Erfahrung den Ergebnissen zustimmen – aber nicht den Schlussfolgerungen: Unnötige Meetings sollte man streichen und nicht online abhalten.

Fast jeder jammert über die in Meetings unnütz vergeigte Zeit. Trotzdem hat sich diese Form der Kooperation in vielen Firmen zum Standardinstrument entwickelt, das für die Lösung aller erdenklichen Aufgaben herhalten muss. In den meisten Fällen wäre die Alternative keine Online-Konferenz, sondern eine Groupware-Lösung. Die Teilnehmer produzieren dort Dokumente anstatt Schall und Rauch, mit all den Vorteilen der Schriftkultur: kompakte Darstellung statt ausschweifender Reden, wahlfreier Zugriff statt von Anfang bis Ende zuhören und verlustfreie Reproduzierbarkeit der Inhalte (Letzteres spricht auch für Online-Konferenzen, die in der Regel mitgeschnitten werden können).

Viele Meetings sind nach meiner Auffassung nicht nur deshalb unproduktiv, weil sie das falsche Tool für eine bestimmte Aufgabe sind. Oft hapert es an der professionellen Organisation einer solchen Zusammenkunft: unvorbereitete Teilnehmer, keine ausgearbeitete Tagesordnung, keine zielgerichtete Moderation und nachträglich – wenn überhaupt – ein lausiges Protokoll.